近年來，全國各地區(qū)同步開啟了檔案管理無紙化試點，無紙化報銷、入賬、歸檔政策也如雨后春筍，撲面而來。為解決數(shù)據標準的統(tǒng)一，2023年上半年財政部會計司聯(lián)合9部委發(fā)布了《電子憑證會計數(shù)據標準（試行版）的通知》。在一系列政策指引下，企業(yè)迫切需要向無紙化管理更進一步。作為企業(yè)財務數(shù)字化轉型的最后一公里，電子會計檔案系統(tǒng)的建設至關重要。
近日，合思聯(lián)合未來財務人研究院推出的「企業(yè)財務數(shù)字化轉型100問」欄目中，邀請餐飲零售O2O界頭部SaaS供應商——餐道財務負責人的張婷對話合思智能票檔事業(yè)部負責人柴曉男，共同揭秘了餐道在數(shù)電票時期如何實現(xiàn)電子會計憑證合規(guī)管理。
以下為直播對話內容實錄（有精簡）：
合思：餐道在規(guī)?；l(fā)展過程中，數(shù)字化建設做了哪些設計？
張婷：近年來，餐飲外賣行業(yè)迎來蓬勃發(fā)展，到2022年我國外賣行業(yè)已達1.1萬億。餐道成立于2014年，總部位于廣州，在北京、上海等地設有分公司，成都、無錫、青島等地設有運營中心。公司作為國內最早一批涉足餐飲SaaS系統(tǒng)的企業(yè)，擁有超20年的餐飲系統(tǒng)實戰(zhàn)研發(fā)經驗，致力于為國內餐飲及零售企業(yè)提供總部＆區(qū)域管理的應用、門店端管理的應用、騎手配送＆運力管理的應用、生態(tài)服務商應用的管理、CDBI、全渠道代運營等一體化的O2O解決方案。截至2023年8月，餐道已對接了83個流量平臺，53個物流配送平臺，193個系統(tǒng)及應用工具，服務于國內外連鎖品牌超過5000個，覆蓋了全國400多個城市的350,000多家門店，包括麥當勞、漢堡王、DQ、棒約翰、COSTA、吉野家、西貝、老鄉(xiāng)雞、周黑鴨、奈雪的茶、一點點、真功夫、望湘園、鹿港小鎮(zhèn)等眾多知名連鎖餐飲集團，以及京東便利店、殼牌便利店、城市菜園等新零售企業(yè)提供服務。同時與眾多知名外賣品牌、物流配送公司、第三方公司達成戰(zhàn)略合作，幫助眾多客戶運營效率提升30%以上。
伴隨著企業(yè)規(guī)模化發(fā)展，數(shù)字化工具在這一進程中發(fā)揮提質增效的重要作用。例如在銷售業(yè)務時，餐道的云企系統(tǒng)整合銷售運營的轉化數(shù)據，將原先線下人工作業(yè)轉為線上系統(tǒng)處理，大幅降低出錯率；業(yè)財協(xié)同的前端，餐道引入合思費控系統(tǒng)全面管控全公司、跨區(qū)域的各類費用?；诤纤紡V泛連接的產品特性，與金蝶的核算系統(tǒng)無縫連接，助力財務輕松完成自動記賬和制證等工作。后端連接合思檔案系統(tǒng)，對不同系統(tǒng)內的檔案數(shù)據進行統(tǒng)一歸檔和存儲，形成無紙化閉環(huán)管理。
合思：近些年，全國各地區(qū)同步開啟了檔案管理無紙化試點，無紙化報銷、入賬、歸檔政策也如雨后春筍，撲面而來。為解決數(shù)據標準的統(tǒng)一，今年上半年財政部會計司聯(lián)合9部委發(fā)布了《電子憑證會計數(shù)據標準（試行版）的通知》。餐道是出于何種因素考量，主動選擇建設電子會計檔案系統(tǒng)？
張婷：從2023年1月1號開始，餐道對外開具的發(fā)票都是數(shù)電票。對企業(yè)開票方而言，數(shù)電票節(jié)省了快遞、線上線下管理等諸多成本。從2023年開始，我們每個季度都會統(tǒng)計接收的各類發(fā)票的趨勢情況，其中電子發(fā)票的接收量越來越大，占到總發(fā)票量的 85% 。再加上其他系統(tǒng)內的電子對賬單、其他電子化原始憑證，占比已超過90% 。
當歸檔資料電子化率達到90%，我們需要選擇更高效的電子會計檔案進行管理。電子會計檔案能勾稽到每個付款流，關聯(lián)到報銷單、發(fā)票、銀行回單以及其他憑證附件。2023年8月開始，餐道就已經完成了電子會計憑證歸檔合規(guī)管理，包括全部電子會計憑證、后端電子銀行回單、采購合同以及其他佐證資料。電子會計檔案系統(tǒng)上線后，從節(jié)省成本的角度看，我們節(jié)省了大量的快遞費、紙質打印的紙張耗材費用，同時也節(jié)省了會計歸檔的時間成本。
合思：當下很多企業(yè)都在降本增效，選擇信息數(shù)字化供應商時，都想把錢花在刀刃上。餐道在啟動費控和檔案項目時是如何決策的？
張婷：以費控系統(tǒng)選型為例，我們接觸了很多大大小小的軟件廠商。對于財務人員，費控產品的內控性比較完整，容易接受；但是對于非財務人員，很多費控產品缺乏靈活性，使用起來不方便。對于餐道而言，公司更傾向SaaS產品，以更小的花費實現(xiàn)盡可能的內部流程的簡化與效率的提升。
因此，餐道在2021年就選擇了合思費控，尤其是對于非財務人員，它的靈活性更高。今年，我們在選擇電子會計檔案系統(tǒng)時，也參考了很多產品，但綜合考慮合思費控產品使用情況、后續(xù)系統(tǒng)對接時數(shù)據抽取和功能模塊抽取等，選擇合思旗下系列產品——合思檔案，大幅提升整體財務工作效率、節(jié)省人力成本。此外，通過合思費控項目的協(xié)作經驗、全面的售前方案和快速響應的售后服務，讓我們更加篤定選擇合思檔案這一產品。
合思：餐道建設電子會計檔案系統(tǒng)的核心原因是什么？合思檔案上線后，餐道最顯著的變化是什么？
張婷：檔案系統(tǒng)上線前，餐道采用的是線下歸檔的管理方式。這種管理方式有天然缺陷，例如檔案資料會隨著搬家或資料轉移時發(fā)生遺失，人員離職后，會計資料也無法追蹤溯源。另一方面，餐道財務部門在每年的上半年會非常忙。首先雙重審計，由于母公司在香港、總部在內地，我們需要進行內地審計和香港審計。同時，還會有匯算清繳、各類補貼申報等等。申報事項多，導致抽查相關的會計憑證資料特別頻繁，而財務大部分時間都在整理憑證、復印憑證、拆裝等等瑣碎工作上。
因此，上一套電子會計檔案系統(tǒng)，至少可以按需設置我們的歸檔原則，同時后端能看到歸檔負責人的工作成果。并且，合思檔案可實現(xiàn)四性檢測，可追溯原始文件，抽查更加方便。預計在2024年上半年，我們在抽查調閱這些檔案文件時會更加省時，一是可直接從線上抽取電子文件直接預覽，二是將電子文件直接給到相關部門，不再一級一級地拆分整理。
合思：此前，餐道銀行回單的管理現(xiàn)狀是怎么樣的？在上線之后解決了哪些關鍵問題？
張婷：此前銀行回單管理是靠人工歸檔，每周固定時間復盤檢查，時常出現(xiàn)憑證附件不全或丟失情況，后期會由出納統(tǒng)一補齊?，F(xiàn)在有了電子會計檔案，付款流可從從合思費控系統(tǒng)抽取單據、回單和相關附件，收款流也可通過OCR識別導入。明年，餐道希望通過某種方式將相關收款流回單的完整性關聯(lián)起來，出納不再需要OCR識別導入銀行回單，直接通過某些系統(tǒng)抽取，無須手工操作，為實現(xiàn)一鍵生成相關報表打下堅實基礎數(shù)據。同時，電子銀行回單關聯(lián)后，憑證的完整性得到保證，提高了整體作業(yè)效率，讓相關崗位體現(xiàn)其工作價值。
合思：數(shù)字經濟時代，財務人才培養(yǎng)也至關重要。從您的專業(yè)角度與豐富的從業(yè)經驗來看，如何看待財務人與IT技術、專業(yè)能力之間關系？未來財務人應該具備哪些能力？
張婷：此前，財務一直是較為傳統(tǒng)的行業(yè)，更多精力專注在專業(yè)能力的培養(yǎng)?，F(xiàn)在，進入數(shù)字經濟時代，財務更應該思考如何利用數(shù)字化系統(tǒng)使工作更高效，同時不斷積累數(shù)據、利用數(shù)據。財務人員應培養(yǎng)系統(tǒng)化的思維，從財務端走向一線業(yè)務，利用數(shù)據分析能力賦能企業(yè)經營。核算能力是財務人的基礎能力，但未來隨著人工智能等技術發(fā)展，核算的很大部分工作都會被系統(tǒng)取代。
因此，未來財務人在轉型時應當具備系統(tǒng)思維、經營分析能力，同時擁抱技術變化，學會駕馭技術，而不是被技術替代，并積極嘗試將新應用、新工具投入工作，提升工作效率。
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