手工記賬、人工整理檔案、紙質(zhì)檔案打印歸檔、重復(fù)性勞動成本較高，造成財(cái)務(wù)檔案空間浪費(fèi)。引入合思產(chǎn)品后，降低了檔案管理成本。釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，加深業(yè)財(cái)融合。
全年會計(jì)檔案份數(shù)
檔案儲存成本減少
財(cái)務(wù)結(jié)賬周期縮短
2013年，樊登讀書成立；2023年，品牌升級煥新，正式更名為“帆書”。帆書引領(lǐng)了“書籍精華解讀”的新閱讀模式，通過精選好書與深入淺出的解讀方式，為書友帶來實(shí)用新知與智慧啟發(fā)。此外，圍繞書籍，也提供課程、訓(xùn)練營等服務(wù)，并拓展出版、圖書銷售、書店等領(lǐng)域。公司于2021年獲得“全國文化企業(yè)30強(qiáng)”提名，已逐步成長為閱讀推廣服務(wù)的頭部企業(yè)。帆書APP是公司旗下一款以書籍講解為主要功能的APP，同時(shí)涵蓋了眾多優(yōu)質(zhì)課程、訓(xùn)練營等內(nèi)容版塊。截至2023年11月底，帆書APP已獲得超過6900萬的注冊用戶。
海量的檔案匹配、組裝工作，耗費(fèi)財(cái)務(wù)大量精力。月整理成本3160元，月倉儲成本30元，無法量化的隱形成本：配合審計(jì)抽憑、業(yè)務(wù)人員查賬所占用的工時(shí)；全紙質(zhì)歸檔造成的付款周期延長等。低效的歸檔流程讓財(cái)務(wù)部人效非常低，不符合企業(yè)降本增效的需求。
銀企直連，銀行回單自動回傳，回單大文件自動切割，無需人工介入整理銀行回單。提升檔案整理效率，憑證、單據(jù)、發(fā)票、回單自動匹配、組裝，業(yè)務(wù)檢測保障財(cái)務(wù)檔案證據(jù)鏈完整。緊貼雙碳指標(biāo)號召，線上單套制管理財(cái)務(wù)檔案大幅降低紙張、存儲空間等成本浪費(fèi)。
了解 合思檔案>企業(yè)總部坐落于上海市長寧區(qū)，處于城市核心辦公區(qū)，房價(jià)近10萬/平。會計(jì)檔案要求至少保存30年，企業(yè)海量的紙質(zhì)檔案至少需要100㎡的財(cái)務(wù)檔案室，年成本約1000萬。而且這個(gè)規(guī)模的檔案室只能覆蓋樊登讀書未來3年的檔案增長，意味著隨著企業(yè)發(fā)展，存儲成本將逐年增加。
僅有少量必要實(shí)物檔案線下備查，檔案室面積由規(guī)劃的100㎡變?yōu)?0㎡，支撐未來5-10年檔案存儲。通過掃描二維碼雙向上架實(shí)物檔案，無需打印，混序歸檔，線上完整，線下備查。
了解 合思檔案>票據(jù)原文件丟失、檔案信息不完整情況時(shí)有發(fā)生，難以保障財(cái)務(wù)檔案完整。業(yè)務(wù)借閱歷史資料需要在海量紙質(zhì)文件中翻找，效率低。缺乏有效的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，難以真正釋放檔案價(jià)值。
系統(tǒng)內(nèi)搭建數(shù)字檔案室，檔案調(diào)閱、借閱線上申請，在線調(diào)閱，過程可視化管理。權(quán)限精細(xì)化管理，可按照不同場景需求開發(fā)給審計(jì)、稅務(wù)等外部人員。虛擬庫房精準(zhǔn)定位實(shí)物檔案位置，線上線下高度關(guān)聯(lián)，混中有序，提升實(shí)物檔案查找效率。
了解 合思檔案>“我們粗略的估算了一下，檔案室至少需要100㎡的面積，而且只能覆蓋未來3年的財(cái)務(wù)檔案數(shù)量，這對企業(yè)來說，將是1000萬/年的成本?！狈珪?cái)務(wù)負(fù)責(zé)人回憶起上線電子會計(jì)檔案系的細(xì)節(jié)時(shí)說道，帆書搬進(jìn)位于上海市長寧區(qū)的辦公室，檔案室的占地面積至少需要100㎡，這對寸土寸金的上海來說，成本非常高。
除此之外，每個(gè)月整理紙質(zhì)檔案的成本也很高，最緊張的時(shí)候需要8個(gè)實(shí)習(xí)生同時(shí)完成。檔案整理不是一件輕松的事情，需要把發(fā)票、回單、單據(jù)、憑證及對應(yīng)附件按照證據(jù)鏈整理、匹配、組裝，每月至少需要12個(gè)工作日。
“檔案整理最讓人痛苦的就是回單，因?yàn)槲覀儾皇侵鸸P付款，而是每月集中付款，銀行回單是一個(gè)全部回單組成的大文件，我們需要打印出來后手動切割再組裝，是一項(xiàng)非?？菰?、復(fù)雜的工作?！泵鎸χ甙旱拇蛴 ⒋鎯Τ杀?，以及檔案流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)借調(diào)等所耗費(fèi)的隱形成本，帆書開始了解電子會計(jì)檔案系統(tǒng)。
在決定和合思合作之前，帆書的信息化團(tuán)隊(duì)對不同廠商的系統(tǒng)進(jìn)行了多維度的分析，如從客戶覆蓋度層面考慮、從產(chǎn)品的服務(wù)、開發(fā)比例、等保級別等維度進(jìn)行評估，為更有效的驅(qū)動檔案庫房精簡與報(bào)銷流程簡化，最終選擇與合思合作，通過業(yè)務(wù)邏輯的匹配實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)組裝，釋放人力提高效率，在合規(guī)存檔前提下真正降低存儲成本。
合思檔案上線之前，企業(yè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)隔離，不利于財(cái)務(wù)檔案一體化管理，內(nèi)部多種異構(gòu)業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)行，互相獨(dú)立、數(shù)據(jù)隔離，統(tǒng)計(jì)分析費(fèi)時(shí)費(fèi)力。紙質(zhì)財(cái)務(wù)票據(jù)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)難提??；電子發(fā)票查重、驗(yàn)偽耗時(shí)費(fèi)力。在檔案儲存上，紙質(zhì)檔案儲存成本高，風(fēng)險(xiǎn)大，實(shí)物檔案儲存占用空間，企業(yè)需要安排專門的檔案員管理，人力成本高。
并且，實(shí)物檔案容易受環(huán)境因素影響導(dǎo)致不同程度的損壞，企業(yè)面臨風(fēng)險(xiǎn)。檔案整理人力成本高，財(cái)務(wù)陷入低價(jià)值重復(fù)性工作。財(cái)務(wù)賬表歸檔、裝訂復(fù)雜，不斷重復(fù)進(jìn)行檔案錄入的操作，耗時(shí)長易出錯(cuò)。檔案利用率低，無法釋放更多價(jià)值。實(shí)物憑證與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分散，無法智能搜索、準(zhǔn)確查找。查閱繁瑣，多系統(tǒng)翻查原始單據(jù)、附件、紙質(zhì)憑證等。檔案借、還狀態(tài)更新不及時(shí)，無系統(tǒng)留痕，無法多人借閱。
通過引進(jìn)合思電子檔案系統(tǒng)，帆書實(shí)現(xiàn)了：
1.按照歸檔范圍、歸檔標(biāo)準(zhǔn)梳理不同類型業(yè)務(wù)檔案歸檔場景，通過靈活可變的接口實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的應(yīng)收盡收，電子憑證數(shù)據(jù)自動驗(yàn)真驗(yàn)簽，提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，檔案數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)可視化呈現(xiàn)。
2.全量財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化存儲，電子&實(shí)物檔案高度關(guān)聯(lián)，線上化管理發(fā)票、單據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表、自定義檔案等各類型數(shù)據(jù)。線上虛擬庫房可視化監(jiān)控線下實(shí)物檔案室，查詢電子檔案即可定位實(shí)物檔案位置，線上&線下同步上下架，便捷實(shí)物管理。 電子原文件獨(dú)立式管理+憑證組合式管理，實(shí)現(xiàn)電子票據(jù)的合規(guī)存檔，為參加電子憑證會計(jì)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)深化試點(diǎn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3.智能化制檔，依照企業(yè)業(yè)務(wù)管理規(guī)范&歸檔管理規(guī)范配置關(guān)聯(lián)規(guī)則，會計(jì)憑證自動關(guān)聯(lián)匹配及組裝，智能生成專用格式版式文件，形成完整業(yè)務(wù)鏈組合數(shù)據(jù)。業(yè)務(wù)字段回寫財(cái)務(wù)憑證，憑證數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)化，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)財(cái)務(wù)化，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化融合。 業(yè)務(wù)檢測+四性檢測支持，歸檔數(shù)據(jù)合規(guī)且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)完整。
4.多維度檢索，支持全文檢索、批量檢索等方式，滿足企業(yè)不同場景多查詢需求。 智能搭建憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)、發(fā)票以及銀行回單等多種類型組合關(guān)系結(jié)構(gòu)樹，原始憑證與記賬憑證穿透聯(lián)查、一站式預(yù)覽。 外部系統(tǒng)通過接口在線調(diào)閱，企業(yè)員工申請權(quán)限在線借閱。
合思檔案上線后，財(cái)務(wù)結(jié)賬效率提高了50%，未來財(cái)務(wù)共享中心繼續(xù)推動系統(tǒng)功能的優(yōu)化和迭代，并準(zhǔn)備籌備搭建商品中臺、權(quán)益中臺、支付中臺等數(shù)字化中臺，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)帆書業(yè)財(cái)一體化&無紙化的目標(biāo)，提升數(shù)字化建設(shè)水平，滿足未來企業(yè)全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略需要，推動數(shù)字經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展。
