無(wú)需報(bào)銷助力業(yè)務(wù)人員差旅出行免墊資免開(kāi)票，預(yù)算精準(zhǔn)拆分層層下發(fā)，項(xiàng)目、差旅不超額。
發(fā)票量處理時(shí)長(zhǎng)縮減
費(fèi)用審批時(shí)間縮短
3名財(cái)務(wù)服務(wù)
“國(guó)家“十四五”規(guī)劃戰(zhàn)略中明確提到了，要構(gòu)建數(shù)字經(jīng)濟(jì)體系，紅星股份作為國(guó)有企業(yè)，有著明確的社會(huì)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在數(shù)字化建設(shè)中也應(yīng)走到前列?！?/p>
——紅星股份財(cái)務(wù)部費(fèi)用主管·周維
1949年5月，紅星前身——華北酒業(yè)專賣公司實(shí)驗(yàn)廠成立，其后收編源升號(hào)等十二家老酒坊，全面繼承了北京二鍋頭傳統(tǒng)釀造技藝。作為北京地區(qū)第一家國(guó)營(yíng)釀酒廠，釀制出第一批紅星牌二鍋頭酒，向新中國(guó)的誕生獻(xiàn)禮。由于出色完成任務(wù)，紅星成為唯一一家參加過(guò)開(kāi)國(guó)大典的酒企。同時(shí)，紅星也成為北京第一家將二鍋頭工藝名稱用作產(chǎn)品名稱的企業(yè)，開(kāi)創(chuàng)了北京二鍋頭品類。
業(yè)務(wù)人員分散在全國(guó)各地，有時(shí)需要深入到縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村開(kāi)展業(yè)務(wù)，一方面墊資高，另一方面采用傳統(tǒng)紙質(zhì)郵寄報(bào)銷到賬慢，且容易丟失票據(jù)，一旦票據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，或報(bào)銷不符合規(guī)范，總部財(cái)務(wù)還要打回重新提交。
無(wú)需報(bào)銷，差旅訂購(gòu)無(wú)需墊資，通過(guò)差旅標(biāo)準(zhǔn)&申請(qǐng)單管控，費(fèi)用管控支持多維度、多要素設(shè)置，合規(guī)信息自動(dòng)標(biāo)記在費(fèi)用單據(jù)上。酒店覆蓋二三線城市，合思商城供應(yīng)鏈覆蓋面廣，滿足不同地域出差需要。
了解 無(wú)需報(bào)銷 > 免費(fèi)試用>預(yù)算在項(xiàng)目、部門間缺乏關(guān)聯(lián)性；難以實(shí)時(shí)跟蹤差旅預(yù)算，部門預(yù)算，員工報(bào)銷時(shí)不能實(shí)時(shí)查看所關(guān)聯(lián)項(xiàng)目。財(cái)務(wù)普遍反映的發(fā)票/單據(jù)/憑證量大等問(wèn)題。
同一個(gè)預(yù)算包內(nèi)拆分部門預(yù)算和項(xiàng)目子預(yù)算，實(shí)現(xiàn)預(yù)算精細(xì)化管理；利用“隨手記”功能，報(bào)銷單據(jù)自動(dòng)生成&提交；將出差/招待/公關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)換為三種費(fèi)用類型歸入一張單據(jù)中，實(shí)現(xiàn)集中管理。
了解 合思費(fèi)控 > 免費(fèi)試用>從“每個(gè)人心中都有一顆紅星”，到“敬不甘平凡的我們”；從“沒(méi)有痛苦不算痛快”，到“將所有一言難盡一飲而盡”，朗朗上口的廣告語(yǔ)背后，是已經(jīng)陪伴大家走過(guò)70多年的紅星二鍋頭。
作為唯一一家參加過(guò)開(kāi)國(guó)大典的酒企，同時(shí)也是中華老字號(hào)企業(yè)與國(guó)家非物質(zhì)文化遺址等稱號(hào)的享有者，紅星二鍋頭一直將“為人民釀好酒”為使命。這樣一家赫赫有名的傳統(tǒng)酒企巨頭，在財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)中，是如何靠著3名財(cái)務(wù)服務(wù)了600人的業(yè)務(wù)與后勤隊(duì)伍呢？
紅星股份財(cái)務(wù)部費(fèi)用主管周維坦言，紅星業(yè)務(wù)體系龐大，業(yè)務(wù)人員分散在全國(guó)各地，有時(shí)需要深入到縣、鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村中開(kāi)展業(yè)務(wù)。由于采用傳統(tǒng)紙質(zhì)報(bào)銷，并且統(tǒng)一管理，因此報(bào)銷周期普遍較長(zhǎng)。
周維舉例稱，很多外地業(yè)務(wù)人員，自身差旅量較大、單據(jù)較多、行程較長(zhǎng)，往往需要員工自行墊資，業(yè)務(wù)人員每月出差費(fèi)用少時(shí)3000-5000元，多時(shí)可達(dá)10000元以上。如此高的墊資費(fèi)用，不僅個(gè)人經(jīng)濟(jì)壓力較大，而且員工差旅體驗(yàn)不佳。
同時(shí)，當(dāng)月紙質(zhì)單據(jù)要寄回本部報(bào)銷，需要一定時(shí)間單據(jù)傳遞過(guò)程，有時(shí)需要一周甚至更長(zhǎng)時(shí)間。而一旦票據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題，或報(bào)銷不符合規(guī)范，總部財(cái)務(wù)還要打回當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)人員重新提交，一來(lái)二去員工報(bào)銷周期進(jìn)一步拉長(zhǎng)，大部分員工報(bào)銷周期普遍都在10天以上。
周維表示，國(guó)家“十四五”規(guī)劃戰(zhàn)略中明確提到了，要構(gòu)建數(shù)字經(jīng)濟(jì)體系，紅星股份作為國(guó)有企業(yè)，有著明確的社會(huì)責(zé)任擔(dān)當(dāng)，在數(shù)字化建設(shè)中也應(yīng)走到前列。因此集團(tuán)上下決定，依托外部?jī)?yōu)質(zhì)資源，引入數(shù)字化財(cái)務(wù)費(fèi)控管理系統(tǒng)，積極完成自身數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并在官網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告。
紅星股份希望通過(guò)費(fèi)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)費(fèi)用精準(zhǔn)管控，對(duì)差旅標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行差異化管理，確保費(fèi)用的合理性與合規(guī)性。通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)OCR識(shí)別與防偽驗(yàn)真功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)驗(yàn)票減少財(cái)務(wù)人員審核工作量，縮短報(bào)銷周期。
同時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)要能夠?qū)由搪闷脚_(tái)，為員工差旅提供“一站式”服務(wù)，統(tǒng)一對(duì)公付款，使因公消費(fèi)更加透明合規(guī)，減少業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)因報(bào)銷產(chǎn)生的工作量。最后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)要能夠?qū)M(fèi)用管理全流程數(shù)據(jù)自動(dòng)抓取，具備多維度分析能力，最終產(chǎn)生費(fèi)用分析報(bào)表。
經(jīng)過(guò)多輪分析探討后發(fā)現(xiàn)，合思無(wú)論在前端預(yù)算管理費(fèi)用管控，還是在差旅資源運(yùn)營(yíng)，差旅標(biāo)準(zhǔn)管控等諸多方面，都非常貼合紅星當(dāng)下的需求，進(jìn)而決定開(kāi)展合作。
隨著項(xiàng)目組的入駐，通過(guò)深入溝通了解，紅星希望將費(fèi)用預(yù)算與部門項(xiàng)目預(yù)算相關(guān)聯(lián)；將差旅費(fèi)用自動(dòng)生成報(bào)銷單并提交；將業(yè)務(wù)人員出差申請(qǐng)單、招待申請(qǐng)單、公關(guān)申請(qǐng)單進(jìn)行關(guān)聯(lián)，方便集中管理。同時(shí)，解決財(cái)務(wù)人員工作中普遍反映的發(fā)票量大、單據(jù)量大、憑證量大等問(wèn)題。
針對(duì)以上需求，項(xiàng)目組在同一個(gè)預(yù)算包內(nèi)拆分了部門預(yù)算和項(xiàng)目子預(yù)算，方便預(yù)算精細(xì)化管理；利用“隨手記”功能，將報(bào)銷單據(jù)自動(dòng)生成、自動(dòng)提交；通過(guò)將出差、招待、公關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)換為三種費(fèi)用類型歸入一張單據(jù)中，實(shí)現(xiàn)集中管理。
利用智能發(fā)票識(shí)別與驗(yàn)真、多渠道三方支付、“EAI Pro”一鍵生成憑證等功能，徹底解決財(cái)務(wù)工作中發(fā)票、單據(jù)、憑證量大的問(wèn)題。
周維表示，從去年十一月份系統(tǒng)正式上線至今，紅星股份利用合思·易快報(bào)費(fèi)控報(bào)銷系統(tǒng)+“無(wú)需報(bào)銷”解決方案，處理各類型差旅單據(jù)及日常費(fèi)用報(bào)銷單據(jù)共計(jì) 13000多筆。
此前，紅星僅銷售業(yè)務(wù)端，每月產(chǎn)生的各類差旅發(fā)票量多達(dá)2000多張。在應(yīng)用了合思·易快報(bào)“無(wú)需報(bào)銷”解決方案后，員工差旅費(fèi)用更加透明合規(guī)，報(bào)銷周期也由此前14天壓縮到7天內(nèi)。財(cái)務(wù)人員發(fā)票量處理縮減50%以上，費(fèi)用管控支持多維度、多要素設(shè)置，相關(guān)時(shí)報(bào)額、標(biāo)準(zhǔn)額、超額等提示信息更加透明化，合規(guī)信息自動(dòng)標(biāo)記在費(fèi)用單據(jù)上，整體審批時(shí)間縮短15%。
業(yè)務(wù)人員非常愿意在合思商城訂購(gòu)機(jī)票、火車票、酒店，消費(fèi)場(chǎng)景覆蓋超過(guò)95%，在公司統(tǒng)一付款統(tǒng)一開(kāi)票后，員工差旅無(wú)需墊資、無(wú)需開(kāi)票，更無(wú)需報(bào)銷。
周維認(rèn)為，財(cái)務(wù)是任何一家企業(yè)最重要的服務(wù)部門。在紅星與合思開(kāi)展合作后，財(cái)務(wù)人員的服務(wù)能力得到進(jìn)一步加強(qiáng)。目前，依托數(shù)字化的費(fèi)控系統(tǒng)，紅星僅靠3名財(cái)務(wù)就精準(zhǔn)服務(wù)了600多人的業(yè)務(wù)與后勤團(tuán)隊(duì)。
隨著所有財(cái)務(wù)管理制度嵌入系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)人員報(bào)銷時(shí)能夠清晰了解各項(xiàng)規(guī)章制度，減少了業(yè)財(cái)之間的溝通成本，整體報(bào)銷體系也更加合規(guī)，降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
