通過合思費(fèi)控，員工報(bào)銷周期由年度結(jié)算變?yōu)榱嗽露冉Y(jié)算，財(cái)務(wù)工作量降低的同時(shí)，所產(chǎn)出的月報(bào)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確。
報(bào)銷效率提升
年度報(bào)銷轉(zhuǎn)
財(cái)務(wù)補(bǔ)貼核算效率提升
“財(cái)務(wù)部門是任何一家企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)中心，也擔(dān)當(dāng)著為企業(yè)管理提供決策分析的重?fù)?dān)。隨著經(jīng)營管理對數(shù)據(jù)的依賴性越來越強(qiáng)，如何快速實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化已迫在眉睫?！?/p>
——江西中機(jī)財(cái)務(wù)部經(jīng)理李國華
江西奈爾斯-西蒙斯-赫根賽特中機(jī)有限公司（以下內(nèi)容簡稱：江西中機(jī)），是由江西中機(jī)科技產(chǎn)業(yè)有限公司與德國奈爾斯-西蒙斯-赫根賽特股份有限公司于2006年成立的中德合資企業(yè)，也是國家級高新技術(shù)企業(yè)。業(yè)務(wù)覆蓋了國內(nèi)地鐵、鐵路等多個(gè)領(lǐng)域。作為高端制造業(yè)的翹楚，同時(shí)也是全球軌道交通輪軸設(shè)備一流供應(yīng)商，江西中機(jī)始終堅(jiān)持以創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展，建設(shè)鐵路強(qiáng)國。利用創(chuàng)新的思維與富有創(chuàng)造力的行動，解決當(dāng)前快發(fā)展的軌道交通行業(yè)車輛輪在運(yùn)行過程中出現(xiàn)的各種問題。
業(yè)務(wù)人員高頻次出差高額墊資，采用傳統(tǒng)線下報(bào)銷模式，手工填單并貼票，郵寄單據(jù)至本部報(bào)銷，紙質(zhì)單據(jù)流程常出現(xiàn)遺失等問題。財(cái)務(wù)需要手工處理報(bào)銷，人工計(jì)算餐補(bǔ)、住宿補(bǔ)等補(bǔ)貼，而后再手工導(dǎo)入Excel中。
費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制，可實(shí)現(xiàn)單筆或累計(jì)控制。員工提報(bào)自動校驗(yàn)，無需二次核查；針對一二三線不同城市消費(fèi)水準(zhǔn)，有針對性地設(shè)定費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)。消費(fèi)超額時(shí)自動提示。
了解 無需報(bào)銷 > 免費(fèi)試用>江西中機(jī)對審批管理“顆粒度”要求極高，需要落實(shí)到對每個(gè)項(xiàng)目直屬主管，項(xiàng)目推進(jìn)過程中存在新增、加簽等情況，整個(gè)審批流程設(shè)置復(fù)雜且繁瑣。
審批矩陣，實(shí)現(xiàn)移動化智能審批。支持員工、費(fèi)用類型、部門、自定義檔案四個(gè)維度去配置審批條件；報(bào)銷申請可直接關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，自動加簽識別審批人，滿足了報(bào)銷審批的精細(xì)管理。
了解 合思費(fèi)控 > 免費(fèi)試用>高端制造業(yè)是國家綜合實(shí)力的體現(xiàn)之一，在全球競爭環(huán)境日益嚴(yán)峻的當(dāng)下，高端制造業(yè)更成為了國家前行發(fā)展的基石。今天我們介紹的主角，江西奈爾斯西蒙斯赫根賽特中機(jī)有限公司，就是高端制造業(yè)中的佼佼者。
在江西中機(jī)看來，自從蒸汽機(jī)發(fā)明以來，技術(shù)就一直在取代人力勞動，科技讓改變成為常態(tài)化。創(chuàng)新源于放下過去，并以一種非常真實(shí)的方式展望未來，創(chuàng)新永遠(yuǎn)在路上。而在企業(yè)創(chuàng)新的道路中，財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以及財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)建設(shè)起到了舉足輕重的作用。
對此，江西中機(jī)財(cái)務(wù)部經(jīng)理李國華表示，財(cái)務(wù)部門是任何一家企業(yè)最重要的數(shù)據(jù)中心，也擔(dān)當(dāng)著為企業(yè)管理提供決策分析的重?fù)?dān)。隨著經(jīng)營管理對數(shù)據(jù)的依賴性越來越強(qiáng)，如何快速實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化已迫在眉睫。
在實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息化轉(zhuǎn)型中，關(guān)鍵點(diǎn)在于“人”的思想意識。上至企業(yè)管理層，下至每一名基層員工，都要對財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型抱有信心。江西中機(jī)不論是管理層還是每一名財(cái)務(wù)人，甚至是業(yè)務(wù)人員，都在積極擁抱財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。 李國華表示，江西中機(jī)管理層非常重視信息化建設(shè)，先后在完善網(wǎng)絡(luò)布局、引入信息化系統(tǒng)、培養(yǎng)信息化人才方面投入了大量人力財(cái)力。這其中，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)是在2020年底時(shí)，引入了合思的財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)。
引入費(fèi)控系統(tǒng)不僅是要完成財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，助推企業(yè)良性健康發(fā)展，更是要解決眼下的難題。李國華表示，江西中機(jī)在全國各地都有服務(wù)站點(diǎn)，業(yè)務(wù)人員出差頻次較高，差旅費(fèi)報(bào)銷頻繁，且報(bào)銷金額較高。
在過去，江西中機(jī)采取的是線下報(bào)銷模式。業(yè)務(wù)人員需要手工填寫報(bào)銷單并貼票，隨后單據(jù)傳遞到南昌本部報(bào)銷，紙質(zhì)單據(jù)在流轉(zhuǎn)中也容易出現(xiàn)遺失等問題。財(cái)務(wù)需要手工計(jì)算差旅報(bào)銷金額，以及各類餐補(bǔ)、住宿補(bǔ)貼、節(jié)假日補(bǔ)貼等金額。隨后，再一筆一筆計(jì)算并導(dǎo)入到Excel模板中。整個(gè)過程不僅員工報(bào)銷周期慢、財(cái)務(wù)工作量大、容易出錯，且業(yè)財(cái)之間溝通成本較高。李國華坦言，過去企業(yè)一年內(nèi)所有報(bào)銷都是在12月份集中處理，而此時(shí)財(cái)務(wù)不僅需要處理日常事務(wù)，還需要集中處理年內(nèi)積壓的報(bào)銷問題，財(cái)務(wù)人員需要連續(xù)數(shù)周加班，甚至是借調(diào)人員參與幫忙。
因此，江西中機(jī)亟需一款費(fèi)控管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)報(bào)銷及付款從填寫-申請-報(bào)銷-入賬-歸檔的線上化流轉(zhuǎn)，全面優(yōu)化企業(yè)費(fèi)控工作效率。
目前江西中機(jī)的財(cái)務(wù)費(fèi)控系統(tǒng)已經(jīng)形成“戰(zhàn)斗力”，但回顧整個(gè)合作過程卻是充滿了挑戰(zhàn)。 李國華表示，行業(yè)報(bào)銷費(fèi)控產(chǎn)品發(fā)展參差不齊，江西中機(jī)最早接觸的一家費(fèi)控產(chǎn)品，就因?yàn)楣δ軣o法滿足需求而最終“擱置”。后來發(fā)現(xiàn)了合思，并且了解了“無需報(bào)銷”解決方案，非常符合當(dāng)下企業(yè)費(fèi)控管理訴求。在深入了解后還發(fā)現(xiàn)，合思在江西當(dāng)?shù)匾延卸嗉页晒?yīng)用案例，進(jìn)而決定開展合作。
李國華表示，江西中機(jī)報(bào)銷審批流程不同于其他企業(yè)僅需要部門內(nèi)審批。江西中機(jī)對審批管理“顆粒度”要求極高，需要落實(shí)到對每個(gè)項(xiàng)目了如指掌的直屬主管，整個(gè)審批流程設(shè)置復(fù)雜且繁瑣。
針對這個(gè)問題，交付團(tuán)隊(duì)利用高度靈活的“審批流”功能，實(shí)現(xiàn)所有報(bào)銷申請可直接關(guān)聯(lián)到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，滿足了報(bào)銷審批的精細(xì)管理。李國華說，交付團(tuán)隊(duì)成員劉澤鈺利用周末時(shí)間，將所有審批流程錄入系統(tǒng)中，并進(jìn)行多次調(diào)整，最終確保了項(xiàng)目的順利快速交付。
隨著2021年1月，項(xiàng)目的順利正式運(yùn)營。江西中機(jī)的報(bào)銷不用再堆積到年底集中處理，日常工作中一名財(cái)務(wù)即可輕松應(yīng)對。而且大部分報(bào)銷申請次月就能處理完成。員工報(bào)銷周期由年度結(jié)算變?yōu)榱嗽露冉Y(jié)算，財(cái)務(wù)工作量降低的同時(shí)，所產(chǎn)出的月報(bào)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確 。
合思系統(tǒng)中的費(fèi)用類型可一一對照到現(xiàn)有財(cái)務(wù)ERP系統(tǒng)會計(jì)科目中，通過設(shè)置好進(jìn)項(xiàng)稅，所形成的的報(bào)銷數(shù)據(jù)相比此前手工入賬數(shù)據(jù)也更加精準(zhǔn)，降低了返工修改的概率。
此外，報(bào)銷過程中每筆報(bào)銷單據(jù)都會形成唯一編碼，紙質(zhì)發(fā)票在傳遞過程中自動嵌入報(bào)銷電子審批流中，業(yè)務(wù)人員通過手機(jī)即可輕松查看并跟蹤自己報(bào)銷狀態(tài)與審批環(huán)節(jié)，再也不用擔(dān)心錯報(bào)、漏報(bào)等情況。
值得一提的是，目前江西中機(jī)的差旅標(biāo)準(zhǔn)管控已越發(fā)精細(xì)化。李國華表示，合思交付團(tuán)隊(duì)根據(jù)我們的需求，針對一線、二線、三線不同城市消費(fèi)水準(zhǔn)，有針對性地設(shè)定了相應(yīng)的費(fèi)控標(biāo)準(zhǔn)。消費(fèi)超額時(shí)自動提示，更好的滿足了降本增效訴求。
在系統(tǒng)上，所有差旅費(fèi)、辦公費(fèi)各項(xiàng)費(fèi)用的發(fā)生可自動快速生成分析報(bào)表，公司管理層對每月費(fèi)用波動一目了然，在決策之前有了更好的數(shù)據(jù)依據(jù)。
正如發(fā)展需要健康有序的市場環(huán)境一樣，企業(yè)的財(cái)務(wù)數(shù)字化建設(shè)，更需要政策導(dǎo)向支持。李國華展望，未來隨著國家進(jìn)一步推廣支持，電子專票、電子會計(jì)檔案普及率將會越來越高。江西中機(jī)也將與合思深入合作，利用“無需報(bào)銷”解決方案，優(yōu)化財(cái)務(wù)服務(wù)職能，更好的滿足降本增效，幫助企業(yè)全面完成財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
