在財會6號文及檔案法79號令的指導下，上市企業(yè)高新興，一直在探索從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理到電子會計檔案的轉(zhuǎn)型之路。隨著業(yè)務不斷變革、擴張，企業(yè)意識到大力推行無紙化勢在必行。此背景下，高新興內(nèi)部進行了多輪供應商篩選與甄別，最終合思檔案憑借靈活強大的產(chǎn)品能力和經(jīng)驗豐富的項目管理能力脫穎而出，與高新興開啟合作。
“選擇合思檔案是高新興正確的選擇。合思項目團隊有非常強大靈活的產(chǎn)品能力、穩(wěn)定敏捷的運維體系、豐富經(jīng)驗的項目管理能力，協(xié)助我司IT團隊突破集成應用場景，重塑·并優(yōu)化內(nèi)部數(shù)字化架構(gòu)。”高新興在檔案上線后表示。回憶起合作細節(jié)，項目經(jīng)理也表示，是一次非常高效的交付。
“交付期間客戶IT組發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸速度過慢，懷疑是中間件對接問題，向合思檔案團隊反饋。我們第一時間響應，排查問題，最終不到1小時定位問題——是由于誤操作，導致客戶委托的第三方系統(tǒng)在復制數(shù)據(jù)時多次重復復制，重復數(shù)據(jù)量過多，超出預估時間。通過合思團隊的問題響應及排查，解決了問題，獲取了客戶的信任?！?/span>
紙質(zhì)檔案管理之痛：低效率、高成本，難以利用
在轉(zhuǎn)型之前，高新興內(nèi)部均采用紙質(zhì)檔案管理辦法；回單、憑證等電子件需要打印后歸檔，這對于企業(yè)來說是非常大的資源浪費。除此之外，企業(yè)還面臨如下痛點：
·流程業(yè)務低效：報銷、采購付款等業(yè)務流程需要打印、溝通、審核、郵寄紙質(zhì)單據(jù)，時效性差，溝通及修改成本高，后續(xù)還需要整理、裝訂及歸檔。
·檔案管理成本高：占用庫房人員管理、借閱流程及實物借出管理繁瑣。
·檔案管理存在隱患：電子源文件未合規(guī)保存，不符合會計電子檔案管理法規(guī)。檔案歸檔規(guī)范人工控制存在完整性合規(guī)性的隱患，缺少系統(tǒng)化的控制。
·檔案利用效率低：目前公司查詢相關發(fā)票、收付款憑據(jù)及其他附件難度較大，耗費大量人力，不能實現(xiàn)跨系統(tǒng)調(diào)閱。
“檔案無紙化一直是我們的探索之路，勢在必行。首先最重要的是提高財務部效率，實現(xiàn)與核算業(yè)務相關的系統(tǒng)（U9、費控、OA、CBS等）對接，核算在線化，提高工作效率。同時簡化業(yè)務單據(jù)的打印、整理、郵寄等繁瑣工作。此外，通過檔案電子化的轉(zhuǎn)型，促進企業(yè)業(yè)務流程信息化。降低檔案管理成本，降低檔案管理風險，實現(xiàn)授權、水印等高級權限管理?！备咝屡d項目負責人在項目啟動初期表示，這也是一直以來困擾企業(yè)的問題。
業(yè)務部門同樣非常期待此次電子會計檔案項目，在之前，各種檔案借閱場景都需要消耗巨大的人力物力，耗時耗力。業(yè)務部門希望通過會計檔案電子化，滿足業(yè)務和稅務上對發(fā)票、銀行回單及其他結(jié)算單據(jù)等資料的便捷調(diào)閱與應用。實現(xiàn)跨系統(tǒng)調(diào)閱檔案的功能，方便業(yè)務處理，減少資料的整理。實現(xiàn)關聯(lián)業(yè)務鏈上穿透查詢與調(diào)閱。
解法：電子會計檔案“采制管用”全生命周期管理
亮點一：生成式接口自動采集檔案數(shù)據(jù)，連接NCC、U9、OA、CBS等系統(tǒng)
高新興借款類、報銷類（日常報銷、差旅報銷）、還款類、付款類業(yè)務流程在NCC系統(tǒng)中進行，通過合思檔案的生成式接口，抓取憑證、發(fā)票原文件、單據(jù)版式文件等至檔案管理平臺。檔案系統(tǒng)內(nèi)可通過會計憑證查看上游差旅報銷單、出租車票（各類發(fā)票）、附件等。
CBS內(nèi)銀行回單自動采集至合思檔案系統(tǒng)，大文件自動切割，并和對應的記賬憑證匹配，實現(xiàn)自動化組裝歸檔。
亮點二：自動制檔，釋放財務人員精力
智能制檔，憑證數(shù)據(jù)自動匹配組裝，業(yè)務檢測保障證據(jù)鏈完整。檔案關聯(lián)規(guī)則可視化配置。不同系統(tǒng)、不同類別會計憑證自動關聯(lián)匹配及組裝，形成完整業(yè)務鏈組合數(shù)據(jù)。
合思檔案獨創(chuàng)業(yè)務檢測方案，基于會計檔案中會計憑證與各原始憑證的業(yè)務完整性檢測，根據(jù)憑證相關屬性與業(yè)務匹配性檢測檔案數(shù)據(jù)是否完整，業(yè)務檢測方案可自由選擇是否啟用。支持會計憑證維度的發(fā)票、附件、費控單據(jù)、銀行回單的完整性檢測。
亮點三：檔案利用，檔案全場景數(shù)字化利用
·查詢：線上查詢通過多維度檢索，快速定位檔案，便于使用人員查詢。
·借閱： 減少當前借閱繁瑣、耗時、費力等流程。用戶可按權限直接在檔案系統(tǒng)搜索到此檔案，在檔案系統(tǒng)申請借閱后，即可借閱電子檔案。
·檔案追溯：打破原先查找憑證相關信息時，同個系統(tǒng)需要上下聯(lián)查、切換模塊，甚至切換多個系統(tǒng)才能聯(lián)查到一張憑證相關的所有數(shù)據(jù)，檔案系統(tǒng)后，用戶可一鍵查詢多系統(tǒng)憑證相關的數(shù)據(jù)及影像信息。
·權限管理：支持電子檔案管理用戶的分組、分類管理，支持建立系統(tǒng)管理員、檔案管理員、財務人員及相關用戶功能，可按照功能和數(shù)據(jù)進行授權等功能，實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全控制。
·報表數(shù)據(jù)統(tǒng)計：提供智能首頁，支持圖形化展示各類型檔案數(shù)量、檔案借閱狀態(tài)、借閱次數(shù)等統(tǒng)計；提供查詢條件，可根據(jù)組織、期間、檔案類型等條件進行報表數(shù)據(jù)篩選。
電子會計檔案的管理不僅僅是幫助企業(yè)把財稅會計資料由紙質(zhì)變?yōu)殡娮樱匾氖墙柚娮踊母脑烊ネ诰蜇攧諗?shù)據(jù)價值，為企業(yè)的財稅管理決策提供參考、為財稅風險及時防控提供預警等增值服務。相較于以前的紙質(zhì)檔案管理，電子會計檔案的管理可以借助當前互聯(lián)網(wǎng)技術將大量之前沉睡在紙質(zhì)憑證和資料中的信息識別和提取出來，而不是簡單的掃描成電子資料存檔，這是與現(xiàn)有的財務管理流程最大的不同點。在這個基礎之上，企業(yè)可以最大程度去挖掘和發(fā)揮財務數(shù)據(jù)的價值。
成功的另一秘訣：完善的項目管理機制
合思檔案項目能夠?qū)崿F(xiàn)高新興集團及全部子公司上線，完備的項目管理體系必不可少。合思檔案有豐富的國央企、上市企業(yè)交付經(jīng)驗，總結(jié)出項目成功的三要素，并基于此為每一位客戶提供一對一的專業(yè)項目經(jīng)理，全力保障項目上線。
·不在測試走捷徑：只有徹底的測試才能保證項目上線后的穩(wěn)定使用；
·按計劃執(zhí)行：按期完成計劃任務，確保項目質(zhì)量；避免延期導致整體項目上線延期；
·上線為第一目標：按期上線，合理需求會在版本迭代中陸續(xù)實現(xiàn)，盡可能按照可實現(xiàn)功能調(diào)整業(yè)務，確保不影響正常使用。
此外，合思檔案還提供問題跟蹤及項目變更機制，如每周以郵件的方式向雙方項目組成員發(fā)布《項目雙周滾動計劃》、《項目實施日志》等項目周狀態(tài)報告；ü每一周進行一次項目例會；項目實施過程中所有需要討論的重要問題，雙方均要通過問題反饋表反饋等。有跡可循，條理清晰，既專業(yè)，又放心。
（部分溝通記錄）
數(shù)電票時代，電子會計檔案管理已是大勢所趨。告別傳統(tǒng)低效的檔案管理，擁抱簡單高效的數(shù)字化檔案管理方式，已成為眾多行業(yè)先行企業(yè)的共同選擇。合思檔案不僅可助力企業(yè)實現(xiàn)自動采集、組裝、管理檔案，檔案的借閱線上留痕，可管控可追溯；更重要的是，幫助企業(yè)進一步挖掘會計檔案的數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)真正的精細化管理。
