作為一家擁有上萬名員工、3500+經(jīng)銷商、100萬+終端門店的連鎖食品集團(tuán)，D企銷售網(wǎng)絡(luò)覆蓋全國，遠(yuǎn)銷海外。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展和國際化交流增多，高昂的差旅成本、冗長的報(bào)銷核算流程、頻繁的員工差旅投訴，倒逼企業(yè)重塑差旅流程。盡管D企早已接入了TMC系統(tǒng)，員工因公出行可在平臺(tái)上免墊資訂購“機(jī)酒火”，同時(shí)也能緩解財(cái)務(wù)審批、復(fù)核的壓力。但事實(shí)上，財(cái)務(wù)的工作并未變得輕松，反而更加復(fù)雜且繁瑣。
以上均是D企財(cái)務(wù)真實(shí)的工作感受。即使接入了數(shù)字化系統(tǒng)，但企業(yè)整體的工作效率并沒有提高。財(cái)務(wù)的工作時(shí)間、工作熱情被消耗，員工對于供應(yīng)商也有怨言，例如旺季經(jīng)常訂不到酒店。因此，差旅成本已經(jīng)成為僅次于人力資源支出的第二大可控成本，而D企也深刻意識(shí)到差旅費(fèi)控的重要性。
到底有沒有能讓員工舒適出差、財(cái)務(wù)高效入賬、有效管控差旅成本的方案？答案是“有！”——「合思無需報(bào)銷解決方案」
01
對賬單必須滿足財(cái)務(wù)核算標(biāo)準(zhǔn)，才能算提效！
大多數(shù)供應(yīng)商給到的對賬單都需要財(cái)務(wù)二次加工，才能進(jìn)行核算。通過excel整理后，再轉(zhuǎn)發(fā)給各成本中心負(fù)責(zé)人審核。這種作業(yè)方式并沒有起到降本增效的作用，反而增加了在手工記賬、調(diào)賬、紙質(zhì)發(fā)票歸檔等工作的時(shí)間。
在無需報(bào)銷方案中，員工前期在合思費(fèi)控申請時(shí)所填寫的費(fèi)用類型、成本中心的信息，會(huì)在合思商城訂購時(shí)直接帶出。合思商城開具的對賬單包含費(fèi)用類型、成本中心、單據(jù)ID、出行人信息、訂單信息等內(nèi)容，通過<對賬結(jié)算中心>在線拆分子對賬單，按照企業(yè)自身的管理要求，為費(fèi)用管理負(fù)責(zé)人自動(dòng)生成相應(yīng)的賬單用于單據(jù)核對，僅需幾分鐘就可以完成對賬單的拆分，并一鍵分發(fā)給負(fù)責(zé)人審核，全程無需財(cái)務(wù)線下溝通，確保高效準(zhǔn)確。
若企業(yè)在核對賬單時(shí)，發(fā)現(xiàn)異常賬單（如賬單明細(xì)中扣款錯(cuò)誤、賬單明細(xì)歸屬期間錯(cuò)誤），合思商城支持線上發(fā)起“賬單調(diào)整”申請，企業(yè)可直接將有問題的數(shù)據(jù)進(jìn)行批量修改，賬單調(diào)整申請也將會(huì)發(fā)送至合思服務(wù)人員，進(jìn)行確認(rèn)；在合思確認(rèn)后，可調(diào)整單據(jù)狀態(tài)。待財(cái)務(wù)確認(rèn)修改后，即完成了異常賬單的調(diào)整。相較于線下頻繁地與供應(yīng)商溝通確認(rèn)，在線調(diào)整的方式更加透明、有效，便于跟蹤。
訂單確認(rèn)后，合思商城的結(jié)算工作人員在為企業(yè)開票過程中，會(huì)將發(fā)票影像數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在系統(tǒng)內(nèi)。財(cái)務(wù)一鍵獲取發(fā)票，發(fā)票數(shù)據(jù)自動(dòng)綁定消費(fèi)明細(xì)。若其中有缺失的發(fā)票，如火車票已被某位員工取走，財(cái)務(wù)可一鍵發(fā)起待辦催票，真正解放財(cái)務(wù)的精力。在后期的差旅數(shù)據(jù)報(bào)告中，也可調(diào)取缺票數(shù)據(jù)，對經(jīng)常自行取票的員工進(jìn)行針對性“提醒”。
此時(shí)，財(cái)務(wù)的工作將變成什么樣？
無需等待紙票郵寄即可完成入賬；待紙質(zhì)發(fā)票收到后，直接歸檔；核算、歸檔工作至少縮短了3個(gè)工作日，在不缺票的前提下，僅需1-2個(gè)工作日即可完成上個(gè)月的差旅結(jié)算、核算、歸檔工作。這才是真正的解放財(cái)務(wù)生產(chǎn)力、提高企業(yè)效率的數(shù)字化差旅方案！
02
量價(jià)齊升推高企業(yè)差旅成本
『省』真的很重要！
經(jīng)歷疫情“黑天鵝”對企業(yè)經(jīng)營的挑戰(zhàn)，當(dāng)前企業(yè)對于費(fèi)用管控的意識(shí)愈發(fā)強(qiáng)烈。根據(jù)未來財(cái)務(wù)人研究院聯(lián)手合思共同編制的《2023費(fèi)控及差旅趨勢分析報(bào)告》顯示，2023上半年差旅業(yè)務(wù)井噴式增長，差旅費(fèi)用管控成為管理者關(guān)注的重點(diǎn)話題。合思率先實(shí)現(xiàn)全鏈路L4級(jí)無需報(bào)銷解決方案，到底可以給企業(yè)帶來什么？
多角度的成本節(jié)省
差旅成本除了員工訂購消費(fèi)的顯性成本外，還有流程運(yùn)轉(zhuǎn)、協(xié)同溝通、票據(jù)核查等隱性成本。
員工訂購時(shí)，合思商城聚合多家供應(yīng)商比價(jià)、最大限度的進(jìn)行協(xié)議托管，為企業(yè)盡可能爭取低價(jià)。
差標(biāo)設(shè)置時(shí)，商城提供前后2小時(shí)低價(jià)航班推薦、同行人同住的多種差標(biāo)管控方式，為企業(yè)降低差旅成本。
無需報(bào)銷場景下，員工僅需事前申請+免墊資訂購。出差中無需收集發(fā)票。出差后無需貼票報(bào)銷，最大程度釋放員工精力；財(cái)務(wù)月底統(tǒng)一對賬結(jié)算，最快2小時(shí)即可完成入賬歸檔。任何形式的催辦、提醒均可通過系統(tǒng)完成。這仿佛為企業(yè)量身定制了私人秘書，讓全公司都體會(huì)到數(shù)字化、自動(dòng)化帶來的便利。
消費(fèi)即合規(guī)，免去企業(yè)超標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)
在真實(shí)差旅場景中，員工出差住酒店，難免會(huì)出現(xiàn)超標(biāo)預(yù)訂、虛報(bào)費(fèi)用等“灰色地帶”。這些“灰色地帶”不僅給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失，還隱藏審計(jì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。而通過無需報(bào)銷方案，申請校驗(yàn)行程真實(shí)性、預(yù)定校驗(yàn)費(fèi)用合規(guī)性、統(tǒng)一開票保障票據(jù)合法性。
通過數(shù)據(jù)優(yōu)化管理手段
企業(yè)采用各種各樣的流程手段、規(guī)章制度，最終都是為了企業(yè)效益最大化服務(wù)。管理是動(dòng)態(tài)調(diào)整的過程，即需要結(jié)合企業(yè)不同發(fā)展階段進(jìn)行針對性的策略調(diào)整。而有效的管理手段一定是結(jié)合企業(yè)自身業(yè)務(wù)狀態(tài)的，即是“本土化”的。數(shù)據(jù)是指引管理手段優(yōu)化的最有效的工具，通過差旅數(shù)據(jù)分析，合思已服務(wù)超過數(shù)千家客戶，幫助它們調(diào)整優(yōu)化企業(yè)的差標(biāo)、管控規(guī)則、協(xié)議酒店，讓企業(yè)的差旅降本再創(chuàng)新記錄。
03
實(shí)踐案例
精彩活動(dòng)早知道
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