作為覆蓋 K12 民辦教育、教育產(chǎn)業(yè)配套服務(wù)的行業(yè)標(biāo)桿，海亮教育承載著超 6 萬名在校學(xué)生培養(yǎng)、全國約 130 所托管學(xué)校服務(wù)的業(yè)務(wù)體量，自 2017 年起逐步搭建財務(wù)共享中心，歷經(jīng)費控筑基、體驗優(yōu)化、系統(tǒng)集成三階段演進(jìn)，2024 年更通過 “基石行動” 升級至 SAP 系統(tǒng)，集成 30 余個業(yè)務(wù)與財務(wù)系統(tǒng)。在 “V=F (D)（價值源于數(shù)據(jù)）” 數(shù)智化理念指引下，報銷作為業(yè)財交互最頻繁的場景，既是數(shù)據(jù)生產(chǎn)的核心環(huán)節(jié)，也一度成為制約財務(wù)效能的關(guān)鍵瓶頸。
此前，海亮教育近七千名員工面臨報銷流程繁瑣的困擾：員工需記憶復(fù)雜填報標(biāo)準(zhǔn)，新員工需經(jīng)多輪培訓(xùn)仍頻繁出現(xiàn)單據(jù)填寫錯誤、材料缺失問題，部分員工為規(guī)避麻煩選擇 “集中報銷”，直接導(dǎo)致費用入賬延遲，大量精力從教學(xué)、服務(wù)等核心業(yè)務(wù)中分流。對應(yīng)到財務(wù)端，22 名做賬人員需支撐 355 家公司每月 1.3 萬張單據(jù)的審核工作，人工校驗合規(guī)性占據(jù)大量工時，“審核 - 退回 - 重提” 的循環(huán)不僅降低效率，更引發(fā)員工投訴，拉低 “財務(wù)服務(wù)滿意度” 核心 KPI。更關(guān)鍵的是，人工填報導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量難以把控，分散的數(shù)據(jù)無法為成本管控、差旅優(yōu)化提供有效支撐，與 “V=F (D)” 理念中 “高質(zhì)量數(shù)據(jù)驅(qū)動價值創(chuàng)造” 的要求脫節(jié)。
合思對話式 AI 填單：讓報銷 “像聊天一樣簡單”
為破解上述痛點，海亮教育引入合思對話式 AI 填單功能打造 “會聊天的報銷助手”，重構(gòu)報銷體驗：
在填單環(huán)節(jié)，員工無需記憶規(guī)則，通過自然語言對話即可完成操作，系統(tǒng)依托 OCR 技術(shù)自動識別發(fā)票信息，實時提示填寫錯誤、材料缺失等問題；合規(guī)校驗環(huán)節(jié)，系統(tǒng)內(nèi)置 200 余項費用與稅務(wù)規(guī)則，在填單同步完成預(yù)審，按 “低風(fēng)險自動通過、中風(fēng)險人機(jī)協(xié)同、高風(fēng)險人工介入” 分級處理，大幅減少財務(wù)后端返工；同時，填單數(shù)據(jù)與商旅、稅務(wù)系統(tǒng)打通，形成標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)底座，為后續(xù)數(shù)據(jù)挖掘奠定基礎(chǔ)。
價值躍遷：從報銷效率到組織效能的全面提升
員工從報銷中釋放精力投入教學(xué)、運(yùn)營等核心業(yè)務(wù)，提升財務(wù)服務(wù)認(rèn)可度；AI 預(yù)審提升單據(jù)合規(guī)性，降低報銷投訴率，推動財務(wù)服務(wù)滿意度 KPI 向好；作為 “V=F (D)” 數(shù)智化理念落地場景，其與商旅數(shù)據(jù)挖掘、稅務(wù)成本優(yōu)化等舉措?yún)f(xié)同，支撐財務(wù)共享中心人效跨越式增長，協(xié)同新加坡等跨國版塊，集團(tuán)合并報表次月 3 日即可出具。
