6月18日-19日，ARCHE-2025 第四屆上海智慧檔案展覽會暨智慧檔案發(fā)展大會即將召開，合思入圍優(yōu)秀案例實踐獎，合思智能票檔事業(yè)部負責(zé)人柴曉男現(xiàn)場分享企業(yè)電子會計檔案單套管理的探索與實踐。
以下為合思《企業(yè)電子會計檔案單套管理的探索與實踐》全文：
01
電子會計檔案單套管理政策技術(shù)背景
近年來，國家政策層面已構(gòu)建起覆蓋法律法規(guī)、電子會計檔案管理規(guī)范到技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的完整框架體系。以《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》為行動指引，財政部會同相關(guān)部門持續(xù)推進電子憑證會計數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，著力實現(xiàn)電子會計憑證開具、接收、入賬和歸檔全程數(shù)字化和無紙化。
同時，電子會計檔案管理真正落地得益于版式文件（如OFD）、系統(tǒng)集成與接口標(biāo)準(zhǔn)化、OCR識別、RPA、數(shù)字簽名、人工智能等關(guān)鍵技術(shù)的成熟。依照《電子憑證會計檔案封裝技術(shù)要求》（GB/T 44555-2024）規(guī)范電子會計檔案封裝格式、數(shù)據(jù)和保存技術(shù)，確保電子憑證會計檔案的真實性、完整性和可追溯性。這其中最為關(guān)鍵的是數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)化，即通過OFD、XML、PDF/A等確保電子會計檔案的長期可讀性和兼容性，便于后續(xù)解析與認證。
02
數(shù)電票時代下會計檔案管理現(xiàn)狀與挑戰(zhàn)
管理成本高昂
隨著時間的流逝，我們迎來了2024年的年中時刻。在這個充滿挑戰(zhàn)與機遇的半傳統(tǒng)會計檔案管理模式導(dǎo)致企業(yè)面臨高昂的顯性成本，主要體現(xiàn)在四個方面：一是物資消耗成本，憑證打印會消耗大量的紙張、印墨及裝訂材料，其成本隨業(yè)務(wù)量增長而攀升；二是倉儲管理成本，紙質(zhì)檔案存儲不僅占用物理存儲空間，還涉及檔案庫房建設(shè)、存儲維護等費用；三是人工成本，紙質(zhì)憑證收集整理需完全依靠人工；四是異地運輸成本，由于紙質(zhì)會計憑證的物理屬性限制，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生地、檔案存儲地與信息查閱地間存在地理區(qū)隔時，需通過實體傳輸方式（如快遞等）完成跨區(qū)域流轉(zhuǎn)。而且不僅產(chǎn)生較高費用，還存在遺失、毀損風(fēng)險。年里，我們欣喜所取得的成績，反思我們的不足，以及規(guī)劃未來的發(fā)展方向。
管理流程低效
會計資料人工翻找查閱效率低，部門間調(diào)閱審批流轉(zhuǎn)復(fù)雜，信息交互遲滯，且紙質(zhì)檔案無法多人共享查閱，制約檔案資源利用。另一方面，管理流程雙軌化困境加劇效能損耗。數(shù)電票等電子憑證的廣泛應(yīng)用已實現(xiàn)前端業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)數(shù)字化，但歸檔流程仍形成“線上提交-線下打印-雙套歸檔”的冗余管理模式，致使效能的額外損耗。
管理意識與制度薄弱
企業(yè)電子會計檔案管理存在管理意識淡薄與制度體系不健全的問題。在日常管理中，企業(yè)多以紙質(zhì)憑證、電子憑證打印件為核心，存在 "重紙質(zhì)" 的慣性思維，缺乏電子憑證 "原生態(tài)" 管理，忽視元數(shù)據(jù)在業(yè)務(wù)溯源、數(shù)據(jù)挖掘等方面的價值，導(dǎo)致其管理缺失。多數(shù)企業(yè)電子會計檔案管理制度體系建設(shè)滯后，難以確保電子會計資料的真實性、完整性、安全性與長期可用性。
03
電子會計檔案單套制管理實施路徑
1、電子會計檔案單套制“三重構(gòu)”實施路徑探析
（1）重構(gòu)會計檔案管理思路
隨著時間的流逝，我們迎來了2024年的年中時刻。在這個充滿挑戰(zhàn)與機遇的半傳統(tǒng)會計檔案管理模式導(dǎo)致企業(yè)面臨高昂的顯性成本，主要體現(xiàn)在四個方面：一是物資消耗成本，憑證打印會消耗大量的紙張、印墨及裝訂材料，其成本隨業(yè)務(wù)量增長而攀升；二是倉儲管理成本，紙質(zhì)檔案存儲不僅占用物理存儲空間，還涉及檔案庫房建設(shè)、存儲維護等費用；三是人工成本，紙質(zhì)憑證收集整理需完全依靠人工；四是異地運輸成本，由于紙質(zhì)會計憑證的物理屬性限制，當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生地、檔案存儲地與信息查閱地間存在地理區(qū)隔時，需通過實體傳輸方式（如快遞等）完成跨區(qū)域流轉(zhuǎn)。而且不僅產(chǎn)生較高費用，還存在遺失、毀損風(fēng)險。年里，我們欣喜所取得的成績，反思我們的不足，以及規(guī)劃未來的發(fā)展方向。
（2）重構(gòu)會計檔案管理對象
順應(yīng)電子會計憑證數(shù)字化的發(fā)展趨勢，構(gòu)建以“元數(shù)據(jù)+原文件”為核心的雙元驅(qū)動體系，將管理重心從線下接收的紙質(zhì)會計檔案資料轉(zhuǎn)移到前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的財務(wù)元數(shù)據(jù)與電子憑證。圍繞企業(yè)采購、銷售等各項經(jīng)營活動，系統(tǒng)性梳理電子會計檔案完整證據(jù)鏈的歸檔資料，依據(jù)業(yè)務(wù)屬性、存檔原生性、系統(tǒng)來源等多維度特征建立結(jié)構(gòu)化歸檔清單（涵蓋業(yè)務(wù)類型、所屬類別、資料名稱、原生介質(zhì)狀態(tài)、數(shù)據(jù)來源系統(tǒng)等核心字段），完成管理對象從物理載體向數(shù)據(jù)要素的范式重構(gòu)，為自動化歸檔、智能校驗等流程重構(gòu)奠定基礎(chǔ)。
（3）重構(gòu)會計檔案管理流程
明確電子會計檔案管理目標(biāo)并嵌入企業(yè)財務(wù)數(shù)字化戰(zhàn)略，推進業(yè)財檔數(shù)據(jù)貫通與流程自動化。以“全要素數(shù)字化、全流程自動化、全場景智能化”為核心架構(gòu)，打造電子會計檔案單套制管理框架：以會計檔案管理制度為保障、以智能化電子會計檔案管理系統(tǒng)為載體，實現(xiàn)從原始憑證生成、數(shù)據(jù)采集處理到檔案存儲利用、價值釋放的全生命周期閉環(huán)管理，形成覆蓋檔案管理各環(huán)節(jié)的智能化運作體系與流程，為企業(yè)財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型筑牢數(shù)據(jù)治理根基。
2、“采、制、管、用”四方協(xié)同落地電子會計檔案單套管理
（1）多源采集
電子會計檔案管理體系建設(shè)應(yīng)采取分階段漸進式推進策略，往往需分范圍、分階段，并隨著業(yè)務(wù)拓展或業(yè)務(wù)系統(tǒng)更替而進行多期規(guī)劃與建設(shè)，這勢必要求電子會計檔案系統(tǒng)需具備可靈活擴展的歸檔業(yè)務(wù)模型搭建能力，自動封裝數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化開放交互接口，適配多途徑、多系統(tǒng)的各類介質(zhì)會計資料數(shù)據(jù)集成。在數(shù)據(jù)交互層建立全鏈路安全管控機制，涵蓋訪問權(quán)限動態(tài)配置、傳輸過程實時監(jiān)控、異常操作日志追溯等能力，確保數(shù)據(jù)接口的保密性與安全性。
另一方面，針對無系統(tǒng)承載的原始憑證建立手工補錄入口，以便捷性為核心，運用RPA技術(shù)實現(xiàn)大業(yè)務(wù)量離線數(shù)據(jù)自動化歸集，結(jié)合OCR智能解析、OFD文件解析工具等完成電子文件數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)換，并配備標(biāo)準(zhǔn)化Excel模板支撐結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入。實現(xiàn)電子會計資料的應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，最終覆蓋企業(yè)全業(yè)務(wù)場景的電子會計檔案管理。
（2）智能制檔
通過多維協(xié)同，建立“三位一體”的電子會計檔案規(guī)范制檔體系，基礎(chǔ)層構(gòu)建“元數(shù)據(jù)+原文件”雙驅(qū)動機制，依托版式文件生成服務(wù)實現(xiàn)元數(shù)據(jù)與原文件的智能轉(zhuǎn)化，將結(jié)構(gòu)化元數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)化原文件。
在證據(jù)鏈構(gòu)建層，針對業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中證據(jù)鏈結(jié)構(gòu)，采用規(guī)則引擎技術(shù)實現(xiàn)智能關(guān)聯(lián)。通過配置業(yè)務(wù)要素關(guān)聯(lián)方案，自動組裝電子會計資料證據(jù)鏈，實現(xiàn)跨類別的檔案信息字段映射與標(biāo)簽賦值，賦予會計資料多維檢索屬性。
在檢測監(jiān)控層，建立針對電子會計檔案的真實性、完整性、可用性、安全性四性保障體系。重點強化完整性驗證，針對會計檔案的證據(jù)鏈特性，構(gòu)建可配置的業(yè)務(wù)檢測機制：例如銀行存款類憑證強制關(guān)聯(lián)電子回單并校驗金額一致性，應(yīng)收賬款憑證需匹配合同條款等。確保其歸檔資料組裝的正確性與完整性，形成閉環(huán)質(zhì)量管控。該體系通過規(guī)范數(shù)據(jù)、自動關(guān)聯(lián)、質(zhì)量監(jiān)控的三維聯(lián)動，為電子會計檔案智能制檔提供體系化解決方案。
（3）主動管理
電子會計檔案管理正面臨著從“被動存儲”向“主動智控”的管理模式轉(zhuǎn)型。在實體檔案協(xié)同管控層面，構(gòu)建以“電子”管理“紙質(zhì)”新模式，通過智能區(qū)分標(biāo)記出原生態(tài)為“紙質(zhì)”的會計檔案資料，采用二維碼等標(biāo)簽作為唯一標(biāo)識，線上生成待接收實體檔案清單列表，當(dāng)紙質(zhì)檔案入庫時，通過掃描自動觸發(fā)電子檔案的“到單-裝盒-上架”過程狀態(tài)更新，同步記錄操作人員、時間節(jié)點及存儲坐標(biāo)，有效解決當(dāng)前“紙電混合”時期的管理混亂難題。
在數(shù)據(jù)權(quán)限管控維度，構(gòu)建場景化動態(tài)RBAC（基于角色的訪問控制）體系：建立"人員-操作-數(shù)據(jù)"三維權(quán)限矩陣模型，針對不同職務(wù)人員配置差異化權(quán)限策略。根據(jù)用戶所屬部門、項目組及業(yè)務(wù)階段動態(tài)調(diào)整數(shù)據(jù)訪問范圍與權(quán)限操作范圍，實現(xiàn)“事前授權(quán)精準(zhǔn)化、事中操作可記錄、事后審計可溯源”的全周期管控。
（4）多維應(yīng)用
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型深入推進的當(dāng)下，企業(yè)對電子會計檔案應(yīng)用的高效性、精準(zhǔn)性與便捷性提出了更高要求。針對企業(yè)內(nèi)外部不同職責(zé)與角色間多維度、多視角、多渠道的電子會計檔案查閱需求，需構(gòu)建全面、立體的解決方案，全面覆蓋各類應(yīng)用場景，提升檔案查閱的效率與精準(zhǔn)度，強化企業(yè)數(shù)據(jù)資產(chǎn)的管理與利用。
04
從理論到實踐：驗證方案效果與價值
在企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型浪潮下，A公司直面?zhèn)鹘y(tǒng)會計檔案管理模式凸顯出的矛盾：報銷、采購付款等業(yè)務(wù)流程深度依賴紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)，涵蓋打印、多層級溝通審核、跨部門郵寄等環(huán)節(jié)，導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理時效性不足，單次流程平均耗時7-10個工作日，后續(xù)整理歸檔工作繁重；檔案庫房管理、借閱流程繁瑣，人力與倉儲成本居高不下；電子憑證資料歸檔不規(guī)范，人工歸檔缺乏系統(tǒng)管控，難以滿足《會計檔案管理辦法》等法規(guī)要求，存在合規(guī)風(fēng)險；檔案查詢耗時耗力，嚴(yán)重制約財務(wù)分析與決策效率。
為此，A公司實施電子會計檔案單套管理改造工程，系統(tǒng)梳理報銷、應(yīng)付、應(yīng)收等七大核心業(yè)務(wù)的全流程節(jié)點，精準(zhǔn)界定各環(huán)節(jié)所需歸檔會計資料。通過 API 接口與數(shù)據(jù)庫直連技術(shù)，實現(xiàn)與前端4個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)實時交互，構(gòu)建自動化數(shù)據(jù)采集與歸集體系?；跇I(yè)務(wù)邏輯與法規(guī)要求，明確檔案證據(jù)鏈關(guān)聯(lián)規(guī)則，通過搭建憑證組裝關(guān)聯(lián)引擎，完成憑證間的自主關(guān)聯(lián)匹配，完整還原每筆業(yè)務(wù)的證據(jù)溯源鏈條。
實踐表明，該轉(zhuǎn)型工程取得顯著成效：會計檔案收集整理工作量銳減90%以上，業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)全線上閉環(huán)管理，處理周期壓縮至1-2個工作日；95%以上的原始憑證及會計憑證實現(xiàn)電子化原生存儲，徹底取代紙質(zhì)打印，釋放線下存儲空間；年度外審工作中，依托系統(tǒng)權(quán)限分級管控機制，審計人員可自主調(diào)取電子檔案，查詢效率提升200%，完全替代傳統(tǒng)專人協(xié)同模式；電子會計檔案單套制的全面推行，推動企業(yè)無紙化辦公進程，經(jīng)測算年度直接與間接成本降低超30萬元，顯著優(yōu)化企業(yè)運營效率與成本結(jié)構(gòu)，為同類企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可量化、可復(fù)制的實踐范式。
05
結(jié)論與展望
本文圍繞電子會計檔案單套制管理的探索與實施，從政策認可、技術(shù)支撐、企業(yè)現(xiàn)狀及實施路徑展開系統(tǒng)分析。面對傳統(tǒng)雙套制管理面臨成本高昂、流程低效、管理意識薄弱等挑戰(zhàn)，通過“重構(gòu)管理思路、對象、流程”的“三重構(gòu)”路徑，結(jié)合“采、制、管、用”四方協(xié)同機制，實現(xiàn)了從紙質(zhì)依賴到電子原生的范式轉(zhuǎn)型。
會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟活動的核心數(shù)據(jù)載體，未來要加深探索人工智能深度賦能電子會計檔案的多元應(yīng)用場景，通過機器學(xué)習(xí)算法挖掘會計數(shù)據(jù)中隱含的業(yè)務(wù)特征，構(gòu)建智能預(yù)測分析模型輔助企業(yè)經(jīng)營決策，推動電子會計檔案從“數(shù)據(jù)存儲”向“價值創(chuàng)造”躍遷。
